1. Introducción
COMPAÑÍA DE PROYECTOS AMBIENTALES S.A.S., identificada comercialmente como PROAMBIENTAL, reconoce la importancia de proteger la privacidad y los datos personales de las personas naturales con las que mantiene relaciones comerciales, contractuales, laborales, administrativas o de cualquier otra naturaleza.
En cumplimiento de la legislación colombiana aplicable, especialmente la Ley 1581 de 2012, sus disposiciones reglamentarias y las normas que las modifiquen o complementen, PROAMBIENTAL adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Este documento establece los principios, finalidades, procedimientos y medidas generales aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, conservación y supresión de los datos personales tratados por la empresa.
La política se encuentra disponible para consulta de los titulares de información y de cualquier persona interesada.
2. Identificación del responsable del tratamiento
- Razón social: COMPAÑÍA DE PROYECTOS AMBIENTALES S.A.S.
- Nombre comercial: PROAMBIENTAL
- NIT: 805013016-4
- Domicilio: Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia.
- Dirección: Carrera 60A #2A-78, Oficina 2, Cali, Valle del Cauca.
- Teléfono: (602) 387 6390.
- Correo electrónico para solicitudes relacionadas con datos personales: contacto@proambiental.com.co
- Sitio web: proambiental.com.co
PROAMBIENTAL actúa como responsable del tratamiento de los datos personales respecto de los cuales determina las finalidades y los medios de tratamiento.
3. Marco normativo
La presente política se fundamenta principalmente en las siguientes disposiciones:
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, relativo a los derechos a la intimidad, al buen nombre y a la protección de datos personales.
- Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
- Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en sus disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales.
- Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial y de servicios.
- Ley 1273 de 2009, relacionada con la protección de la información y los datos.
- Demás normas vigentes que regulen, modifiquen o complementen la protección de datos personales en Colombia.
4. Alcance y ámbito de aplicación
Esta política se aplica al tratamiento de datos personales realizado por PROAMBIENTAL en desarrollo de sus actividades empresariales.
Comprende la información de:
- Clientes actuales y potenciales.
- Proveedores, contratistas y aliados comerciales.
- Trabajadores, aspirantes a procesos de selección y exempleados.
- Representantes y personas de contacto de organizaciones.
- Usuarios y visitantes del sitio web.
- Personas que se comuniquen con la empresa mediante formularios, correo electrónico, teléfono, redes sociales u otros canales.
- Demás titulares cuyos datos sean tratados legítimamente por PROAMBIENTAL.
La política se aplica a los datos tratados mediante medios físicos, digitales, electrónicos o cualquier otro mecanismo autorizado por la legislación vigente.
5. Definiciones
Para efectos de esta política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones legales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: información que no sea semiprivada, privada o sensible, conforme a la legislación aplicable.
Dato privado: información que, por su naturaleza íntima o reservada, resulta relevante únicamente para su titular.
Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, en los términos establecidos por la ley.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.
Transferencia: envío de datos personales a otro responsable del tratamiento, ubicado en Colombia o en el exterior.
Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado para que realice su tratamiento por cuenta del responsable.
6. Principios aplicables al tratamiento
PROAMBIENTAL realizará el tratamiento de datos personales conforme a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012:
Legalidad: el tratamiento se desarrollará de acuerdo con las disposiciones legales aplicables.
Finalidad: los datos serán tratados para propósitos legítimos, específicos e informados al titular.
Libertad: el tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones previstas legalmente.
Veracidad o calidad: la información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: se garantizará al titular el derecho a obtener información sobre el tratamiento de sus datos personales.
Acceso y circulación restringida: el acceso y la circulación de datos estarán limitados a las personas autorizadas y a los casos permitidos por la ley.
Seguridad: se implementarán medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales.
Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento deberán garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con la empresa.
7. Datos personales objeto de tratamiento
Según la naturaleza de la relación con el titular, PROAMBIENTAL podrá tratar las siguientes categorías de información:
Datos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de identificación, firma y demás información necesaria para identificar al titular.
Datos de contacto: dirección física, correo electrónico, teléfono, ciudad y otros medios de comunicación.
Datos comerciales y contractuales: información relacionada con solicitudes de servicios, cotizaciones, propuestas, contratos, órdenes de servicio, facturación y relaciones comerciales.
Datos laborales: información académica, profesional, experiencia laboral, referencias y demás datos pertinentes para procesos de selección o relaciones laborales.
Datos financieros y tributarios: información necesaria para gestionar pagos, facturación, obligaciones contables y tributarias, cuando corresponda.
Datos de navegación: información técnica asociada al uso del sitio web, como dirección IP, tipo de navegador, dispositivo, páginas visitadas y datos generados por herramientas de medición, cuando estas se encuentren habilitadas.
Registros audiovisuales: fotografías, videos o grabaciones obtenidas durante actividades empresariales, eventos, proyectos o comunicaciones, cuando exista una finalidad legítima y se cuente con la autorización requerida.
PROAMBIENTAL procurará recolectar únicamente la información adecuada, pertinente y necesaria para las finalidades informadas.
8. Finalidades del tratamiento de datos personales
PROAMBIENTAL podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades, según corresponda a la relación con cada titular y a la autorización otorgada:
8.1. Clientes y clientes potenciales
- Recibir y responder solicitudes de información.
- Elaborar y enviar cotizaciones y propuestas comerciales solicitadas.
- Gestionar relaciones comerciales y contractuales.
- Ejecutar, supervisar y documentar servicios y proyectos ambientales.
- Mantener comunicación relacionada con la prestación de servicios.
- Gestionar facturación, pagos y obligaciones contractuales.
- Atender peticiones, consultas, solicitudes, quejas y reclamaciones.
- Realizar seguimiento a la calidad de los servicios prestados.
- Cumplir obligaciones legales, administrativas y tributarias.
El envío de publicidad, campañas promocionales o comunicaciones comerciales no relacionadas con una solicitud o relación contractual se realizará cuando exista la autorización correspondiente o una habilitación legal aplicable.
8.2. Proveedores, contratistas y aliados
- Evaluar y gestionar relaciones con proveedores y contratistas.
- Solicitar y verificar documentación contractual.
- Administrar contratos, órdenes de compra y pagos.
- Coordinar actividades técnicas, operativas y administrativas.
- Cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
- Mantener registros necesarios para la gestión empresarial.
8.3. Trabajadores y aspirantes
- Gestionar procesos de selección y contratación.
- Verificar información académica, profesional y laboral cuando corresponda.
- Administrar relaciones laborales.
- Cumplir obligaciones relacionadas con seguridad social, nómina y seguridad y salud en el trabajo.
- Gestionar capacitaciones, actividades internas y procesos administrativos.
- Atender requerimientos de autoridades competentes.
- Conservar documentación laboral durante los términos exigidos por la ley.
8.4. Usuarios del sitio web
- Atender solicitudes recibidas mediante formularios de contacto.
- Responder consultas sobre los servicios de PROAMBIENTAL.
- Establecer comunicación con quienes soliciten información.
- Administrar y mejorar el funcionamiento del sitio web.
- Analizar estadísticas de navegación, cuando se encuentren habilitadas las herramientas correspondientes.
- Prevenir usos indebidos y proteger la seguridad del sitio.
8.5. Comunicaciones institucionales y comerciales
Cuando exista la autorización correspondiente, PROAMBIENTAL podrá utilizar los datos de contacto para:
- Enviar información sobre servicios y novedades empresariales.
- Compartir contenido técnico, educativo o institucional.
- Comunicar invitaciones a eventos y actividades.
- Realizar encuestas de satisfacción.
- Informar sobre nuevos proyectos o servicios de interés.
Los titulares podrán solicitar la suspensión de estas comunicaciones mediante los canales habilitados por la empresa.
9. Autorización para el tratamiento
PROAMBIENTAL solicitará autorización previa, expresa e informada cuando esta sea exigida por la legislación vigente.
La autorización podrá obtenerse mediante formularios físicos o digitales, documentos contractuales, mecanismos electrónicos u otros medios que permitan su consulta posterior.
Antes de otorgar la autorización, el titular deberá recibir información clara sobre las finalidades del tratamiento y los derechos que le corresponden.
La empresa conservará evidencia de las autorizaciones obtenidas, cuando resulte aplicable.
No será necesaria la autorización en los casos expresamente exceptuados por la ley.
Autorización mediante formularios web
Cuando se soliciten datos personales mediante formularios del sitio web, PROAMBIENTAL dispondrá de un mecanismo que permita al usuario conocer esta política y otorgar la autorización correspondiente.
Cuando se solicite autorización para comunicaciones comerciales, esta deberá distinguirse de la autorización necesaria para atender la solicitud principal.
Las casillas de autorización que requieran una acción afirmativa del usuario no deberán encontrarse seleccionadas previamente.
10. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad
PROAMBIENTAL reconoce que los datos sensibles requieren protección especial.
El suministro de datos sensibles será facultativo, salvo las excepciones legales, y el titular será informado de que no está obligado a autorizar su tratamiento.
Cuando resulte estrictamente necesario tratar datos sensibles, se observarán las condiciones previstas en la legislación colombiana.
Respecto de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, PROAMBIENTAL dará prevalencia a sus derechos fundamentales y aplicará las garantías legales correspondientes.
El tratamiento de esta información se realizará únicamente cuando resulte legalmente procedente, responda al interés superior del menor y se cumplan los requisitos aplicables, incluida la autorización de su representante legal cuando corresponda.
11. Derechos de los titulares
De acuerdo con la legislación colombiana, los titulares de datos personales podrán:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PROAMBIENTAL.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
- Ser informados, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por presuntas infracciones al régimen de protección de datos personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado, según corresponda.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando proceda legalmente.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento, en los términos establecidos por la normativa aplicable.
La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información.
12. Deberes de PROAMBIENTAL como responsable del tratamiento
PROAMBIENTAL cumplirá los deberes previstos en la legislación aplicable, entre ellos:
- Garantizar al titular el ejercicio efectivo de sus derechos.
- Solicitar y conservar prueba de la autorización cuando sea exigible.
- Informar adecuadamente las finalidades de la recolección de datos.
- Conservar la información bajo condiciones razonables de seguridad.
- Actualizar y rectificar los datos cuando corresponda.
- Tramitar consultas y reclamos dentro de los plazos legales.
- Exigir a los encargados del tratamiento el respeto de las condiciones de seguridad y confidencialidad.
- Informar a las autoridades competentes sobre incidentes de seguridad cuando exista obligación legal.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
13. Procedimiento para consultas, reclamos y solicitudes
Los titulares, sus causahabientes, representantes o personas legalmente autorizadas podrán presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.
13.1. Canal de atención
Las solicitudes deberán enviarse al correo electrónico:
Este será el canal institucional dispuesto para recibir solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos de los titulares.
13.2. Información que debe contener la solicitud
Para facilitar su gestión, la solicitud deberá incluir, según corresponda:
- Nombre completo del titular.
- Datos de contacto para recibir la respuesta.
- Descripción clara de la consulta o reclamación.
- Identificación de los datos respecto de los cuales se solicita información, actualización, rectificación o supresión.
- Documentos que permitan acreditar la identidad o representación, cuando sean necesarios.
- Información o soportes adicionales pertinentes.
PROAMBIENTAL solicitará únicamente la información razonablemente necesaria para verificar la legitimación del solicitante y atender el requerimiento.
13.3. Trámite de consultas
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.
Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta.
La respuesta definitiva no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13.4. Trámite de reclamos
Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento de deberes serán atendidos conforme al procedimiento previsto en la Ley 1581 de 2012.
Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las deficiencias.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Cuando PROAMBIENTAL no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda, si es identificable, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, cuando resulte aplicable.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.
Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho plazo, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14. Seguridad y confidencialidad de la información
PROAMBIENTAL adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, uso indebido, divulgación o destrucción.
Estas medidas podrán comprender, según la naturaleza de la información y los sistemas utilizados:
- Control de acceso a la información.
- Gestión de usuarios y contraseñas.
- Restricción de permisos según funciones.
- Copias de seguridad.
- Uso de conexiones y servicios seguros.
- Medidas de protección de equipos y sistemas.
- Procedimientos internos de confidencialidad.
- Gestión de incidentes de seguridad.
- Evaluación de proveedores que tengan acceso a datos personales.
La empresa procurará que sus trabajadores, contratistas y proveedores que intervengan en el tratamiento de información conozcan y cumplan las obligaciones correspondientes.
Ningún sistema tecnológico puede garantizar la eliminación absoluta de todos los riesgos; por ello, PROAMBIENTAL mantendrá medidas de prevención y respuesta acordes con sus operaciones.
15. Transmisión y transferencia de datos personales
Para el desarrollo de sus actividades, PROAMBIENTAL podrá recurrir a proveedores de servicios tecnológicos, alojamiento web, correo electrónico, almacenamiento, soporte, gestión empresarial y otras herramientas necesarias para su operación.
Cuando dichos proveedores traten datos personales por cuenta de PROAMBIENTAL, se observarán las obligaciones legales aplicables a la transmisión de datos y a la relación entre responsable y encargado.
Cuando se realicen transferencias nacionales o internacionales de datos personales a otros responsables, PROAMBIENTAL verificará el cumplimiento de las condiciones previstas por la legislación colombiana.
La empresa procurará que los terceros que accedan legítimamente a información personal implementen medidas apropiadas de seguridad y confidencialidad.
La utilización de servicios tecnológicos con infraestructura internacional se evaluará conforme a la naturaleza del tratamiento, las condiciones contractuales y los requisitos legales correspondientes.
16. Tratamiento de datos a través del sitio web
El sitio web de PROAMBIENTAL constituye un canal institucional para presentar información sobre la empresa, sus servicios, proyectos y medios de contacto.
16.1. Formularios de contacto
Cuando un usuario diligencie un formulario, la empresa podrá recolectar datos como nombre, correo electrónico, teléfono, empresa y contenido de la solicitud, según los campos efectivamente habilitados.
Estos datos serán utilizados principalmente para:
- Recibir y gestionar solicitudes.
- Contactar al usuario.
- Responder consultas.
- Elaborar propuestas o cotizaciones solicitadas.
- Dar seguimiento a comunicaciones relacionadas con los servicios.
Los datos no se utilizarán para finalidades comerciales adicionales que requieran autorización sin contar con ella.
16.2. Enlaces a plataformas externas
El sitio web podrá contener enlaces a redes sociales, plataformas digitales y sitios de terceros.
El tratamiento de datos realizado directamente por esas plataformas estará sujeto a sus propias políticas de privacidad y condiciones de uso.
PROAMBIENTAL no controla las prácticas de tratamiento de información de sitios externos administrados por terceros.
16.3. Herramientas de análisis
PROAMBIENTAL podrá utilizar herramientas de análisis del tráfico web, como Google Analytics 4 u otras tecnologías similares, cuando estas se encuentren efectivamente implementadas.
Estas herramientas pueden recopilar información técnica y de navegación para conocer el funcionamiento del sitio, analizar su uso y mejorar la experiencia de los visitantes.
Su utilización estará sujeta a las obligaciones de información, autorización y protección de datos que correspondan.
17. Uso de cookies y tecnologías similares
El sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares para facilitar su funcionamiento, mantener determinadas preferencias, reforzar la seguridad y, cuando se encuentren habilitadas, obtener estadísticas de navegación.
Las cookies pueden clasificarse, según su finalidad, en:
Cookies necesarias: permiten funciones técnicas indispensables para la operación del sitio.
Cookies funcionales: permiten recordar determinadas preferencias o configuraciones del usuario.
Cookies analíticas: permiten recopilar información sobre el uso y desempeño del sitio web.
Cookies publicitarias o de seguimiento: pueden utilizarse para medir campañas o personalizar comunicaciones publicitarias, únicamente cuando estén implementadas y se cumplan los requisitos legales correspondientes.
PROAMBIENTAL informará a los visitantes sobre las tecnologías efectivamente utilizadas y habilitará los mecanismos de autorización que correspondan según su naturaleza y finalidad.
Cuando se requiera consentimiento, las cookies no esenciales sujetas a autorización no deberán activarse antes de obtenerlo.
Los usuarios podrán gestionar determinadas cookies mediante las configuraciones de su navegador y los mecanismos de preferencias que se encuentren disponibles en el sitio web.
18. Conservación y supresión de datos personales
PROAMBIENTAL conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales o contractuales aplicables.
Los periodos de conservación podrán variar según:
- La naturaleza de la información.
- La finalidad del tratamiento.
- La duración de la relación contractual, laboral o comercial.
- Los términos legales de conservación documental.
- Las obligaciones contables, tributarias y administrativas.
- La necesidad de atender reclamaciones o ejercer derechos.
Una vez desaparezca la finalidad del tratamiento y no exista obligación legal o contractual de conservación, PROAMBIENTAL procederá a suprimir, anonimizar o gestionar de manera segura la información, según corresponda.
Los titulares podrán solicitar la supresión de sus datos personales mediante el canal establecido en esta política.
19. Vigencia, aprobación y modificaciones
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales corresponde a la versión 1.0, de fecha 26 de octubre de 2026, y fue aprobada por PROAMBIENTAL el 27 de octubre de 2026, fecha a partir de la cual entra en vigencia.
PROAMBIENTAL podrá actualizarla cuando se presenten cambios normativos, administrativos, operativos o tecnológicos que lo requieran.
Las modificaciones sustanciales serán comunicadas a los titulares mediante mecanismos adecuados y, cuando legalmente corresponda, se solicitará una nueva autorización.
La versión vigente estará disponible para consulta a través del sitio web institucional.
Para consultas, solicitudes, reclamaciones o ejercicio de los derechos relacionados con el tratamiento de datos personales, los titulares podrán comunicarse mediante:
- Correo electrónico: contacto@proambiental.com.co
- Responsable del tratamiento: COMPAÑÍA DE PROYECTOS AMBIENTALES S.A.S. – PROAMBIENTAL
- Domicilio: Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia.
COMPAÑÍA DE PROYECTOS AMBIENTALES S.A.S.
PROAMBIENTAL
NIT 805013016-4
Versión 1.0 | 26 de octubre de 2026
Aprobada el 27 de octubre de 2026.
